KI-gestützte Rechnungsverarbeitung
für Gräper

flowchart TD classDef manual fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#991b1b,stroke-width:2px classDef paper fill:#fef3c7,stroke:#f59e0b,color:#92400e,stroke-width:2px classDef system fill:#eff6ff,stroke:#0078d4,color:#09090b,stroke-width:1px classDef decision fill:#fef3c7,stroke:#f59e0b,color:#92400e,stroke-width:2px classDef special fill:#f0f9ff,stroke:#0ea5e9,color:#0c4a6e,stroke-width:1px,stroke-dasharray:5 5 subgraph EINGANG["1 - DOKUMENTENEINGANG"] direction TB A1[/"Papierrechnung\nper Post"/]:::paper A2[/"E-Mail-Rechnung\neingangsrechnung@graeper.de"/]:::paper A3["Empfang: Stempeln\nE-Mails drucken"]:::manual A4["Sortieren nach Gesellschaft\n10 Gesellschaften\nBuchungsschluessel 401-420"]:::manual A5["Uebergabe an FIBU"]:::manual A6{"Neuer Kreditor?"}:::decision A7["FIBU: Kreditor anlegen\nEinkauf: Lieferant anlegen\nZahlungsempf. + Warenempf."]:::manual A1 --> A3 A2 -->|"E-Mail wird gedruckt!"| A3 A3 --> A4 A4 --> A5 A5 --> A6 A6 -->|Ja| A7 A7 --> SPLIT A6 -->|Nein| SPLIT end SPLIT{"Rechnungstyp?"}:::decision subgraph PO_PATH["2a - BESTELLRECHNUNGEN ~80% = ~10.400/Jahr"] direction TB PF["FIBU: Erstpruefung\nder Bestellrechnung"]:::manual PF --> PR["Zurueck an Empfang"]:::manual PR --> P1["Empfang: Rechnung\nmit Lieferschein abgleichen"]:::manual P1 --> P2{"Lieferschein\nvorhanden?"}:::decision P2 -->|Ja| P3["Lieferschein an Logistik\nzur Digitalisierung"]:::manual P2 -->|Nein| P4["Rechnung an Einkauf"]:::manual P3 --> P8 P4 --> P5{"Wareneingang\nin LN?"}:::decision P5 -->|Nein| P6["Einkauf: WE anlegen\nin Infor LN"]:::system P6 --> P8 P5 -->|Ja| PD{"Abweichungen zur Bestellung?\nPreis oder Menge"}:::decision PD -->|"Ja, keine Lieferungen\nauf Position gebucht"| P7["Einkauf: Bestellung\nin LN anpassen + MAUC\nDurchschnittspreise"]:::system PD -->|Keine Abweichung| P8 P7 --> P8 P8{"Restdifferenz?"}:::decision P8 -->|"1 EUR oder weniger\ndirekt an FIBU"| PO_BOOK P8 -->|"Ueber 1 EUR"| P9{"Nur Fracht oder\nVerpackung?"}:::decision P9 -->|"Ja und unter 10 EUR\nFIBU bucht direkt"| PO_BOOK P9 -->|"Nein oder ueber 10 EUR\nEinkauf klaert"| P4 end subgraph PO_BOOKING["3a - BESTELLRECHNUNG BUCHEN"] direction TB PO_BOOK["FIBU: Bestellnr. eingeben\nLieferant, Rechnungsnr.\nDatum, Betraege, Steuerschl.\nBank, Zahlungsbed. pruefen"]:::manual PO_BOOK --> PO_GR["WE-Abgleich\ntfacp2544m000\nLieferschein, Artikel\nMenge, Betrag pruefen"]:::system PO_GR --> PO_MARK["Korrekte Positionen\nmarkieren, WE zuordnen"]:::manual PO_MARK --> PO_FREIGHT{"Ungeplante Fracht-\noder Verpackungskosten?"}:::decision PO_FREIGHT -->|"Ja"| PO_FBOOK["Fracht auf Sachkonto\n+ Kostenstelle\n+ 6 Unterkonten buchen"]:::manual PO_FREIGHT -->|"Nein"| PO_APPROVE PO_FBOOK --> PO_APPROVE PO_APPROVE["GENEHMIGEN in LN\nZahlungssperre wird\nautomatisch entfernt"]:::system end subgraph COST_PATH["2b - KOSTENRECHNUNGEN ~20% = ~2.600/Jahr"] direction TB K1["FIBU: ZUERST in LN buchen\nmit Zahlungssperre Code 100\nSachkonto + 6 Unterkonten:\nKostenstelle, Kostentraeger\nverb. Unternehmen, Kapitalentw.\nErgebnisherkunft, Produkt"]:::system K1 --> KC{"FIBU sicher bei\nKostenstelle?"}:::decision KC -->|Nein| KCTRL["Weiter an Controlling\nzur Kostenstellenentscheidung"]:::manual KCTRL --> K2 KC -->|Ja| K2 K2["Physische Rechnung\nan Sachbearbeiter senden"]:::manual K2 --> K3["Pruefer schreibt OK\noder unterschreibt\nKEIN Sachkonto oder\nKostenstelle vom Pruefer"]:::manual K3 --> K4["Vorgesetzter genehmigt\n4-Augen-Prinzip:\nSachbearbeiter dann Vorgesetzter"]:::manual K4 --> K5["Zurueck an FIBU"]:::manual K5 --> K6["FIBU: Freigabe pruefen\nZahlungsbed. ggf. anpassen"]:::manual end SPLIT -->|"Bestellbezogen"| PF SPLIT -->|"Kostenrechnung"| K1 SPLIT -->|"Gutschrift\nohne Bestellung"| CN["Wie Kostenrechnung\nmit negativen Betraegen"]:::special SPLIT -->|"Gutschrift\nmit Bestellung"| PF CN --> K1 PO_APPROVE --> JOURNAL K6 --> COST_PAY["Zahlungssperre-Entfernung\nals Massenjob vor Zahlung"]:::system COST_PAY --> JOURNAL JOURNAL["FIBU: Sammel-Journalisierung\nalle Buchungschargen zusammen\nfinale Uebertragung in FiBu"]:::manual JOURNAL --> PAY["Zahlungslauf\nueber Zahlungsvorschlagsliste\nin Infor LN"]:::system subgraph SPECIAL["SONDERFAELLE"] direction LR VISA["VISA-Rechnungen:\nwie normale Rechnungen\nFIBU ordnet Belege\nder Abrechnung zu"]:::special INVEST["Investitionsrechnungen:\nvorab genehmigte\nInvestitionsnummer erforderlich\nSachkonto immer 090500\nAnlagennummer erforderlich"]:::special WRONG["Falsch adressierte RE:\nzurueck an Lieferant oder\nKorrektur anfordern"]:::special end

flowchart TD classDef orcha fill:#0078d4,stroke:#005a9e,color:#fff,stroke-width:2px classDef orchaLight fill:#eff6ff,stroke:#0078d4,color:#09090b,stroke-width:1px classDef erp fill:#d97706,stroke:#b45309,color:#fff,stroke-width:2px classDef dms fill:#059669,stroke:#047857,color:#fff,stroke-width:2px classDef external fill:#f1f5f9,stroke:#94a3b8,color:#334155,stroke-width:1px,stroke-dasharray:5 5 classDef human fill:#fffbeb,stroke:#f59e0b,color:#92400e,stroke-width:2px classDef decision fill:#fef3c7,stroke:#f59e0b,color:#92400e,stroke-width:2px classDef success fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#166534,stroke-width:2px classDef error fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#991b1b,stroke-width:1px subgraph INTAKE["1 - DOKUMENTENEINGANG"] direction TB EMAIL["E-Mail\neingangsrechnung@graeper.de"]:::external SCAN["Papierscan\nueber d.capture nach d.3"]:::external DMS_PULL["d.3 DMS\nREST-API-Abruf"]:::external EMAIL --> INGEST SCAN --> INGEST DMS_PULL --> INGEST INGEST["Orcha Dokumenteneingang\nAlle Quellen vereinheitlicht"]:::orcha end INGEST --> CLASSIFY subgraph AI["2 - KI-VERARBEITUNG"] direction TB CLASSIFY["Klassifizierung und Extraktion\n- Rechnungstyp\n- Lieferant\n- Betraege und Positionen\n- Bestellreferenzen\n- USt-Details\n- KI-Kostenstellenvorschlag"]:::orcha CLASSIFY --> FORMAL FORMAL["Formale Pruefung\n- Par. 14 UStG Konformitaet\n- USt-IdNr. Validierung ueber VIES\n- Rechenpruefung\n- Reverse Charge Par. 13b"]:::orcha FORMAL --> FRAUD FRAUD["Betrugserkennung\n- IBAN-Aenderungs-Warnungen\n- Duplikat-Erkennung\n- Rechnungssplitting-Muster\n- Neue Bankverbindungs-Warnungen"]:::orcha FRAUD --> SUPPLIER SUPPLIER["Lieferantenpruefung\n- Abgleich mit Infor LN Stammdaten\n- Neue/unbekannte Lieferanten markieren\n- Geschaeftspartner-Zuordnung\n- USt-IdNr. + IBAN Kreuzpruefung"]:::orcha end SUPPLIER --> PO_CHECK subgraph MATCH["3 - BELEGABGLEICH"] direction TB PO_CHECK{"Bestellnummer\nerkannt?"}:::decision PO_CHECK -- "Ja ~80%" --> FOUR_WAY PO_CHECK -- "Nein ~20%" --> COST_ROUTE["Kostenrechnung\nkeine Bestellreferenz"]:::orchaLight FOUR_WAY["Vier-Wege-Abgleich\n- Rechnung vs Bestellung\n- Rechnung vs Wareneingang\n- Rechnung vs Vertrag\n- Toleranzpruefung Menge und Preis"]:::orcha FOUR_WAY --> MATCH_RESULT{"Abgleich-\nergebnis"}:::decision MATCH_RESULT -- "Vollstaendiger Abgleich" --> AUTO_PATH["Vollstaendiger Abgleich\nWeiter an Freigabe-Engine"]:::orchaLight MATCH_RESULT -- "Abweichung" --> DISCREPANCY["Abweichung gefunden\nWeiter an Freigabe-Engine"]:::orchaLight MATCH_RESULT -- "Kein WE" --> WAIT_GR["Parken und warten\nAuto-Zuordnung bei WE-Eingang"]:::orchaLight WAIT_GR --> FOUR_WAY end AUTO_PATH --> ENGINE DISCREPANCY --> ENGINE COST_ROUTE --> ENGINE subgraph APPROVAL["4 - FREIGABE-ENGINE"] direction TB ENGINE["Regelbasierte Freigabe-Engine\n- Abgleichergebnisse + Konfidenzwerte\n- Routing pro Lieferantentyp\n- Menge an Lager / Preis an Einkauf\n- Skonto-Fristen-Tracking\n- 4-Augen-Prinzip\n- Betragsschwellen"]:::orcha ENGINE --> DECISION{"Entscheidung"}:::decision DECISION -- "Sauberer Abgleich\nbekannter Lieferant\nunter Schwellenwert" --> AUTO_APPROVE["Auto-Freigabe\n- Ziel: 80% ohne Eingriff\n- Kein manueller Eingriff"]:::success DECISION -- "Pruefung noetig\noder ueber Schwellenwert" --> ROUTE["An Freigeber\n- Teams- und E-Mail-Benachrichtigung\n- Ein-Klick-Freigabe\n- Notizen oder Weiterleitung"]:::human DECISION -- "Kritisch" --> ESCALATE["Eskalation\n- Mehrstufige Freigabe\n- Erinnerungskette\n- Vertreterregeln"]:::human end ROUTE --> APPROVER{"Freigeber-\nentscheidung"}:::decision ESCALATE --> APPROVER APPROVER -- "Freigegeben" --> APPROVED["Freigegeben"]:::success APPROVER -- "Abgelehnt" --> REJECTED["Abgelehnt\nWorkflow-Neustart"]:::error REJECTED -.-> ENGINE AUTO_APPROVE --> BOOKING APPROVED --> BOOKING subgraph TRANSFER["5 - BUCHUNG IN INFOR LN"] direction TB BOOKING["Kontierung\n- Sachkonto + 6 Unterkonten\n- USt-Code\n- Periode\n- Zahlungsbedingungen"]:::orcha BOOKING --> ERP["Uebertragung an Infor ERP LN\n- Ueber ION-API oder Batch-Datei\n- Zahlungssperre entfernt"]:::erp ERP --> CHECK{"Buchung\nerfolgreich?"}:::decision CHECK -- "Ja" --> DONE["Gebucht und journalisiert\n- Belegnummer zurueckgemeldet\n- Status bestaetigt"]:::success CHECK -- "Nein" --> FIX["Fehlerbehandlung\n- Import-Review durch FIBU\n- Korrektur und Wiederholung"]:::error FIX --> ERP end DONE --> ARCHIVE subgraph ARCHIVAL["6 - ARCHIVIERUNG IN d.3"] direction TB ARCHIVE["Rueckschreibung nach d.3\nueber REST-API"]:::dms ARCHIVE --> A1["- Rechnung archiviert (revisionssicher)\n- Pruefergebnisse + Abgleichprotokoll\n- Freigabedokumentation (4-Augen-Nachweis)\n- Audit-Trail (GoBD-konform)"]:::dms end