Orcha × Empact

Unser Verständnis

Empact betreibt 12 Gesellschaften, jede mit eigenem Kontenrahmen und Kostenstellenstruktur (KOST1). Die gesamte Buchhaltung läuft über DATEV (DUO + REWE). Gesamtvolumen: ~1.000 Rechnungen/Monat, mit gelegentlichen Spitzen bei Projektstart.

Accounts Payable

• Eingangsrechnungen kommen per E-Mail und über Portale, werden manuell in DATEV gebucht
• Vier Rechnungstypen mit unterschiedlicher Buchungslogik: Strom, E-Mobilität, Wärme und Dienstleistungen
• Derselbe Lieferant (z. B. Vattenfall) kann je nach Vertragsnummer als unterschiedlicher Kreditor erscheinen
• Freigabe in DUO: Operations vs. Bau (vorab genehmigte Pläne, 1 Freigeber), aufgeteilt nach Konto oder Kreditor, max. 2 Freigeber
• Kürzlich eingeführte Freigabegruppen – selbstorganisiert, nachverfolgt in Asana
• DUO sendet nur eine Erinnerung (am Tag nach Erstellung), kein Follow-up – ein bekannter Painpoint

Accounts Receivable

• Ausgangsrechnungen werden in Solarrise, ChargeCloud, Moco, QueueBilling, Power tool erstellt – keines mit DATEV verbunden
• Alle AR-Buchungen sind 100 % manuell – der größte einzelne Painpoint
• E-Mail-BCC an die Buchhaltung funktioniert in der Praxis nicht (wird vergessen)
• Belegnachweis zu jeder Buchung ist ein Muss
• Energieabschläge: Abschlagszahlungen → Abschlagskonto, Jahresverbrauchsabrechnung → Auflösung + Erlöskonto, neuer Abschlagsplan – mehrere Buchungen pro Debitor
• Zwei unterschiedliche Formate für Jahresabrechnungsvorlagen; nur die Übersichtsseite muss extrahiert werden

Stammdaten & Controlling

• Mehrere Systeme erzeugen Kreditoren-/Debitorennummern, alle fließen für das Mahnwesen nach DATEV
• Energie-Controlling-Datenhub auf Azure (Eingangsrechnungen) + Solarrise-Messdaten (Ausgangsrechnungen)
• Planful wird für das Energie-Controlling implementiert; PowerBI-Datenbank wird aufgebaut
• Netzbetreiber zahlen bis zu 6 Monate verspätet – Erlössimulation für Reporting erforderlich

Was Orcha mitbringt

• KI-gestützte Rechnungsverarbeitung – Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden per E-Mail oder API erfasst, automatisch gelesen, extrahiert und zur Buchung vorbereitet. Der Originalbeleg wird in DATEV immer zusammen mit dem Buchungssatz hinterlegt.
• DATEV DUO- & REWE-Integration – Buchungsvorschläge und Belege werden zur Freigabe an DUO übermittelt (auf der AR-Seite über Belegfreigabe Komfort). Die Übernahme von DUO nach REWE erfolgt nativ über DATEV und behält den bestehenden Workflow bei.
• Intelligente Freigabe-Workflows – Die Freigabe kann in DATEV DUO oder optional über Orcha erfolgen. Das System unterstützt Operations- vs. Bau-Logik, konto- und kreditorbasiertes Routing, limitbasierte Eskalation sowie Freigabegruppen. Automatische Follow-up-Erinnerungen schließen die aktuelle Lücke, in der DUO nur eine einzige Benachrichtigung versendet.
• Abschlags- & Abstimmungsautomatisierung – Verarbeitet Abschlagspläne, Jahresverbrauchsabrechnungen und den vollständigen Auflösungs- und Umbuchungszyklus über Abschlags- und Erlöskonten hinweg. Funktioniert mit beiden Jahresabrechnungsvorlagen-Formaten und kann neben oder anstelle der DATEV-Dauerbuchungsfunktion eingesetzt werden.
• Stammdaten-Synchronisation – Automatisierter Abgleich der Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten zwischen DATEV und Orcha über DATEV Desktop API und SFTP, für alle 12 Gesellschaften sowohl in REWE als auch in DUO.
• API-first-Erfassung für Rechnungen – Direkte API-Anbindungen wo verfügbar (Power tool, Solarrise TBC), mit E-Mail-Weiterleitung als zuverlässigem Fallback – ersetzt den unzuverlässigen BCC-Ansatz und stellt sicher, dass jeder Beleg automatisch in der Buchhaltung ankommt.