Date: 19.01.2026 (2026-01-19)
Benjamin Sauter (19.01.2026) Context: • PRODUCT DEMO • Agenda: • Show slides 12 and 15 • Show AP flow on app • Show prototypes: • First meeting: • Biggest challenges: • Finance: • Schnelle Verfügbarkeit von Daten on line item bases -> drill down -> profitability based on countries, product, etc. • They are missing data based on products • detect if Marge is gone: Personalanstieg, Material -> has to be done manually • ERP stösst an Grenzen; SAP is too big and expensive • They lack a clean controlling tool • Invoices on line item base does not solve the issue -> they have high Wertschöpfungstiefe -> Arbeitszeiten are booked on products -> one Auftrag can go to many Fertigungsprodukten -> invoices do not have that information • But it would help a bit • Systems: • ERP: MSFT Dynamics Biz Central • PowerBI -> data model in the background where they get data from different systems (Dynamics CRM, ERP, smaller tools) • Inventory / working capital: Easystock • Produzierende Unternehmen: auf Kostenseite tut sich da viel (Energiekosten etc.) • Accounting: • Automatisierung: digitale Belegerfassung is a big topic • Mostly manual - invoice comes via email - then Buchhalter (eInvoice not very common yet) • They looked for solutions - the solution they were presented had to learn for a long time -> should work out of the box (Continua -> only indexing - they call coding “Dimensionen”: CC, Intercompany Zuordnungen) • Anlagenbuchhaltung • Monatliche Afa Läufe • Anlagenzugänge (neue Maschine zb) -> CC Responsible fills out Formular -> Buchhalter legt Maschine an und verbucht die (Aktivierung, CC, Afa, then monatliche Afa-Run) • Lagerbuchhaltung: they work with Reichweitenabschlägen • They calculate wie haben sich Produkte gedreht -> manuell verbuchen • Buchungsperioden öffnen und schliessen (Dynamics can automate) • Intercompany-Konsolidierung • -> complete monthly closing • Betriebsabrechnungsbogen -> Kostenstellen, Umlagen, Verteilungs, Kostensätze neu verrechnen • Volume: • 2 Buchhalter • One is also part time Controller -> 1.5 Buchhalter • Also du USt-Voranmeldung and some other admin stuff • 120 bis 150 invoices per week -> 500 / month • Accounts Receivable: • Smaller topic -> limited number of large customer • Mahnläufe is created automatically - but has to be manually triggered -> Accountant zieht PDFs and writes every customer an email • Debitoren-Onboarding, Bonitätsprüfung • Procurement / Einkauf: • Biggest opportunity: BANF • Especially for indirect material (neue Ordner, Stifte etc.) • Bedarfsanforderungmeldung in Excel -> Freigabe via Email -> Einkauf überführt in Bestellung -> exportiert in PDF -> sendet an Supplier • There are providers but would be good to have everything from one provider for the full processes BANF -> ERP -> Versand • Smaller topic: Artikel-bezogen: system works: Kundenauftrag -> MRP wird geöffnet -> Bestellvorschläge werden erstellt und die werden ausgesendet -> Email generation could be done • Negotiation: yes • Is price good or bad? • They make Kundenspezifische Produkte -> amount of purchase volume differs with amount that is bought -> not always standard price -> they have Rahmenverträge (both AP and AR) but also a lot of project business -> depends on the amount that is bought -> does it make sense what price is offered -> they tried to fix it with PowerBI but does not work well -> check history what range is good or not • How does it compare • Rahmenverträge: • 12 to 24 months or based on customer project • Wrong prices: in their ERP -> when AP is booked -> they book it vs. PO -> manual (two clicks in the ERP -> ERP flags stuff: price, amount, etc.) • Email after meeting: • Was unser Produkt heute schon macht: • Wir automatisieren den Accounts-Payable-Prozess end-to-end: von Rechnungseingang über Formal- & Fraud-Checks, Verbuchung, Kostenstellenlogik bis hin zu Approvals. • Alle Rechnungen werden im ersten Schritt auf Line-Item-Basis digitalisiert und verbucht. • Zielbild bei unseren Kunden: bis zu 95 % der Rechnungen laufen vollautomatisch oder nur mit einem finalen Klick durch. • Unser Tool ("Orcha") funktioniert ohne Lernphase und ist direkt in die bestehende Softwarelandschaft integriert. • Der nächste Ausbauschritt: Wir erweitern das Ganze aktuell in zwei Richtungen: • Abgleich von Rechnungen mit Purchase Orders, Wareneingängen und Verträgen inkl. nachträgliche Änderungen per E-Mail (dieses Modul ist in einer Beta-Version schon live). • Monthly Closing in Richtung Echtzeit-Abschluss: wir fokussieren uns vor allem auf Reconciliation im Moment (Abgleich Rechnungen / Zahlungen) - einige Themen, die du genannt hast, sind mittelfristig super spannend. • Für die beiden Module suchen wir noch weitere Entwicklungspartner in komplexen Industrien. Das Entwicklungspartner-Modell inkludiert einen geringen Kostenbeitrag und einen direkten Einfluss auf die Produkt-Roadmap. • In unserem Gespräch klang es so, als ob diese Themen (v.a. AP und Closing) bei euch auf der Agenda stehen. Wenn das für dich grundsätzlich interessant ist, können wir gerne einen Folgetermin ausmachen - ich kann dir dann das Produkt einmal zeigen.
Notes: • Important: • Development partner • Focus: AP, AR, Approvals, Contract matching, BANF Digitalisierung • Process: • NDA • Testdata set -> 20 most complex invoices + PO/GR/SC • Analysis Integration • Partnership Contract • Parallel mode for 1 - 2 months • Implementation in real process • Notes: • BANF: via Excel Template - then approval by budget owner • Rechnung ohne Bestellung -> ERP approval • Integration with Dynamics is the crucial point • Send slides -> send APIs -> they want to test it -> send NDA for review • Most valuable flows for them? • • Context: team setup? internal and external? • • Which tasks are the biggest pain? With magic wand -> what would he solve? • • Which tasks would he focus on? • • Do they already have automations? Which ones? How well do they work? • • Which companies would he target? • • General feedback to pitch? •