Date: 11.12.2025 (2025-12-11)
Strabag III - Herbert Gugl (11.12.2025) • Herbert Gugl - Head of IT • My message: • Wie von dir vorgeschlagen, würde ich gerne mit eurem IT-Leiter sprechen, um gemeinsam zu prüfen, wie ein Pilotprojekt konkret aussehen könnte. Die enge Zusammenarbeit mit eurer IT wäre für uns super zentral, damit wir unser Produkt gemeinsam bestmöglich auf eure Prozesse anpassen können. • Kurz für den Kontext deiner Kollegen: • Wir entwickeln proprietäre KI-Modelle für Controlling & Accounting - mit einem Schwerpunkt auf anspruchsvolle Eingangsrechnungsprozesse: Kostenstellenzuordnung, komplexe Auftragsbestätigung-Rechnung-Beziehungen (mehrere Bestellungen pro Rechnung, Teilmengen, Preisabweichungen, Toleranzen) sowie internationale und fremdsprachige Rechnungen. • Unser Ziel: rund 80% Automatisierung in AP/AR und etwa 50% weniger Aufwand im Monatsabschluss & Reporting - wir integrieren dabei direkt in bestehende Systeme (auch ohne API) und passen uns an eure bestehenden Prozesse an. • Based in Spittal (Kärnten) • Context: • Siegfried and Marco mentioned that they work with Google etc. • We discussed our AP solution • Kostenstellenzuordnung is a problem • Had a pilot some years ago but it did not work (with Post) • Notes: • 80% of invoices are scanned PDFs (via Dienstleister) • A few Invoice Bestandteile via OCR -> Referenzcode is one of them • Then internal system -> routed by Referenzcode - then PO is manually added and then payment • It is working well -> many 100k per month • With LLMs they do not get further with the most basics things: “L” vs. “1” -> Mengeangaben extracting • Rechnungen mit 43 Seiten und keine Tabellenüberschriften -> händische Korrekturen • They did POCs with experienced Hersteller -> often result is not good (incl. startups) • If we have something exciting to offer they want to look at it • Comparison with Purchase Order is their problem -> they do not have Bestellung • Human: referenzcode -> Firma, Kostenstelle, Land -> wer hat diese Rechnung zu kontrollieren -> Baukaufmann -> • Lieferscheine: most PDFs are scanned (up to 70 pages) • Ausnahmen • 1 - 4 Seiten Lieferscheine • Project: • They get Lieferscheine von Lieferanten • They want to match Lieferschein mit Rechnung (two way match) -> they are at the very beginning • That would be interesting -> convert document to digital -> a lot of value -> 2way match would • Number: 185k invoices pro Month total; 20k Rechnungen elektronisch -> match with Lieferscheine (part of them electronically -> no reference code) • Lieferschein • Verbuchen is already good -> they have their own ERP -> good automation -> no real problem • He sends 1500 Rechnungen & Lieferscheine (complex invoices) • They let us work -> only digitalisation • Tell them how we did it -> how long does it take • Then we think about a POC -> protected environment to test it • Handwritten: if there is sth handwritten -> escalate to human • Process: • He will do another round with his colleagues -> it would fit with Lieferschein / Invoice • Sign NDA • Then partnership with IT procurement -> Konditionen -> auf jeden Fall danach • Timeline: • Send test data in JAN • Both: invoices and matching • Palette vs. Stück • Triggered: my background was good
Meeting: • Focus on Automatische Rechnungserkennung (BAVZ)? • What is top of his mind? • Do they do comparisons with PO and supplier contracts? • Dev partnership: • Testdata • Cost coverage / good price • Parallelbetrieb for testing -> low friction • Impact on dev pipeline • Next steps: draft a contract (what is for them the fastest way to proceed?) What is timeline ca.?