Date: 28.11.2025 (2025-11-28)
Nikola Spannaus (28.11.2025) Context: • She is calling !!! • https://www.linkedin.com/in/nikola-spannaus-597a0028/ • Interim CFO at Unclear atm - selbstständig • Frm CFO at accompio • Erfurt • My message: • Ich bin auf Ihr Profil gestossen, da ich einen Ihrer LinkedIn Posts gesehen habe und Sie super viel Erfahrung als CFO haben. • Wir entwickeln proprietäre KI-Modelle für Controlling & Accounting, die auch für komplexe Fälle trainiert sind - etwa mehrere Purchase Orders auf einer Rechnung, Price-Variance-Tolerances bei Lieferanten etc. • Ziel ist eine ~80% Automatisierung in AP/AR und auch 50% weniger Aufwand beim Closing & Reporting - direkt integriert in bestehende Systeme und angepasst an aktuelle Prozesse. • Reply: • Sie haben die aktuelle Situation gut erfasst, die heiße Phase hat begonnen und Zeit ist ein knappes Gut.
Notes: • Notes: • Many tools -> OCR is good but AI is even better • Rechnungsausgangsprozess in Verbindung mit Factoring • Pflegeeinrichtungen • Rechnungsempfänger sind Krankenkassen - ähnlich wie im Bau -> hohe Anzahl von Rechnungen -> Absetzungen • Abrechung über Abrechnungssystem -> Zeiten und Pflegesätze erfasst -> in Rechnung überführt -> an den Factoring provider -> Rechnung wird bezahlt -> KK prüft und hat was auszusetzen -> Absetzungsschreiben von KK die die Rechnung reduzieren -> Geld aber schon geflossen -> KK überweist geminderten Betrag an Faktorer -> der kürzt zukünftige Zahlungen • Generell muss sie die Verbuchung gut machen -> Wirtschaftsprüfer wichtig -> Beurteilung ob KK Recht hat -> machen die Pflegeeinrichtungen -> Papierprozess • Digitalisierung von Absetzungssschreiben -> send Pflegeeinrichtungen damit die beurteilen • Die Ursprungsrechnung wird storniert und neue Rechnung wird erstellt • Abrechnungssystem: keine Möglichkeit neue und alte Rechnunge zu connecten • Im Monat: 30k Klienten - 20 KK - they use Datev • Team: Finanzbuchhaltung: 4,5 people; Einrichtungen erstellen Rechnungen selber • AP: • They do it with Datev Online • Freigabeworkflow • Schwestergesellschaft has a good tool, but also not perfect • Much more intuitive, fast to integrate, flexible • USt booking • Colleagues have Mistral - they have a tool - was decent after 1.5 years • Monthly closing: • Tankkartenabrechnung & Mobiltelefonabrechnung • Sammelrechnung per Papier von Tankkartenabrechner -> splitted by Kostenstelle -> manual eintippen (DKV hat ein Portal wo man Kostenstellen hinterlegen kann) • Should all be automated • Aktive Rechnungsabgrenzungen • Bankschreiben das fake war - colleagues have fake invoice • Handelsregisternummern is good to check • Budgeting: • Pflege: keine Budgeting -> in 2027 they will have to do a Planung -> they will use Lucanet • IT Firma: managed service, cloud service etc. (380 Mio revenue) • They plan in Lucanet • She only started three weeks ago • Zur Verfügung Stellung der alten Daten für Planning -> but she is not yet deep into the processes etc. she has to find out • Automation: • • Biggest objections / challenges in his daily life? • • Most valuable flows for him? • • Context: team setup? internal and external? • • Which tasks are the biggest pain? With magic wand -> what would he solve? • Debitoren Topic with factoring is most urgent • Which tasks would he focus on? • • Do they already have automations? Which ones? How well do they work? • • Which companies would he target? • • General feedback to pitch? •