Andreas Lichtl

Date: 25.11.2025 (2025-11-25)

Andreas Lichtl (25.11.2025) Context: • Wir haben vor kurzem unsere erste Produktversion für die Automatisierung der Eingangsrechnungen inkl. Vorkontierung fertiggestellt. In den Tests mit Daten unserer Entwicklungspartner (u. a. chinesische Rechnungen, schlecht gescannte Dokumente und Rechnungen mit 40+ Seiten) läuft das System bereits sehr stabil. • Wir erarbeiten gerade unseren weiteren Entwicklungsplan und wir würden sehr gerne einige zentrale Module gemeinsam mit dir entwickeln - insbesondere: • 1. Anomalie- und Konsistenzchecks • 2. Optimierung und Automatisierung von Lieferantenverhandlungen (z. B. Konditionen, Zahlungsziele, Skonto, Rabattlogik) • Gerade beim Thema Supplier Negotiation fände ich es spannend, gemeinsam mit euch konkrete Anwendungsfälle durchzuspielen: Wo lohnt sich eine Nachverhandlung, welche Signale im Datenbestand deuten darauf hin, und wie könnte ein KI-gestützter Workflow euch hier messbar Arbeit abnehmen? • Als nächsten Schritt fände ich es spannend, das System einmal gegen euer Accounting Manual und eure komplexesten Rechnungen laufen zu lassen. So sehen wir sehr schnell, wie gut das System in eurer Umgebung funktioniert und wo wir gezielt nachschärfen können. • Meeting 1: • He used make.com and OpenAI himself • He switched to Google Cloud and trained his own processors with 200 invoices -> annotated the invoices manually -> that worked quite well • Problem: it was not maintainable -> formats change or they change suppliers from time to time • Use case: • Vorkontierung Agicap -> that does not go to individual Rechnungspositionen • Supplier Negotiation • They are currently working on it • AR: Fully automated but not with AI -> a lot of self developed tools -> based on Angebot -> works really well end to end • FP&A: He thinks that AI is not good enough

Agenda: • Scope: • AP Flow • Anomaly Checks & Reconciliation & Accruals • Optimierung Lieferantenverhandlungen • Midterm: • Umsatzsteuervoranmeldung • CF management & modelling • Reporting • Partnership: • Mindset: it is a negotiation! He can say No at first - that is fine! • What we need: • Testdata • User feedback (30min every 2nd week) • Cost coverage: 2k EUR / month (if he is not that bullish -> 1k - not lower -> worst case: just NDA and only test data) • What they get: • Heavy discount on license (low terms guaranteed for 12 months) • Impact on product roadmap

Notes: • Wareneingang (GR) -> they have mainly that • PO not always • He asked if Skonto is included • Commission: currently with Name and Address of customer -> they move to unique IDs • List of customers: own developed • There is no API yet • They use Airtable -> they move it to API • He thinks we should go to a certain logic via ID • Consulting: • Data security • He worked with AWS • Internally they work with GCP • He is less of a fan of Azure • Consulting: • different formulas per Kennzahl • He sees a use case at Heizma • Development partnership: • 2k revenue -> he indicated that is fine -> we could go higher maybe • Test: he can send most complex data • If that is good -> he can imagine to cover costs • Send him a timeline incl. what we need • Also development contract • Datev, Agicap -> Integration • Which tools can he replace • Replacing Agicap would be interesting - he does not like it - they do payments via Agicap • Vorkontierung does not work really well • He wants to do a data warehouse • Line item recognition • He can send something on THU